Een goed begin is het halve werk. Bij een succesvol event organiseren, staat goede communicatie en databeheer centraal. Om dit allemaal te managen hebben wij een aantal tools ontwikkeld. Door gebruik te maken van onze tools kun je tijdens het gehele voortraject van jouw event efficiënt en gemakkelijk te werk gaan. Dit zorgt ervoor dat je tijd en geld bespaard. Wie wil dat nou niet? Je wilt gasten van te voren enthousiasmeren en de wensen in kaart brengen. Ben jij benieuwd welke tools wij gebruiken en waarom? Lees dan snel verder!
RUIM 40 JAAR ERVARING
Om een event succesvol te laten zijn, is de kracht van een doordacht communicatiemodel van groot belang. Wij geloven niet in een eenmalige boodschap via één kanaal. Met ruim 40 jaar ervaring weten wij dat verandering ontstaat na minimaal zeven contactmomenten. Het is belangrijk dat verschillende communicatiekanalen op elkaar én op de doelgroep worden afgestemd. Hoe bereik je dit? Door een goed verhaal waarmee je de doelgroep op meerdere manieren weet te bereiken en inspireren. We hebben de verschillende communicatietools voor je op een rijtje gezet.
DE KRACHT VAN ONTRACK
OnTrack is er voor bedrijven en organisaties die door middel van events doelen willen behalen. Medewerkerstevredenheid verhogen, omzetstijging en nieuwe klanten werven zijn een aantal voorbeelden van deze doelen. We pakken dit aan in vijf fases met daarin twee strategische sessies. Er worden doelgroepen, doelstellingen en contactmomenten vastgesteld. Dit dient allemaal als ondersteuning van het evenement. Het evenement is dus onderdeel van een grote campagne, waarin live online en print worden gecombineerd voor maximale impact.
EEN GOED BEGIN IS HET HALVE WERK MET EVENT LOGIN
Een succesvol event klopt van begin tot eind. Ongemerkt ben je vaak veel tijd kwijt aan het registreren en uitnodigen van alle gasten. Event Login kan jou ontzorgen op dit gebied. Met behulp van Event Login kun je de gasten alvast opwarmen voor jouw event en weet je precies hoeveel gasten je kunt verwachten. Sterke communicatie op voorhand van je event is dus erg belangrijk. Event Login biedt jou de mogelijkheid dit efficiënt en eenvoudig te bereiken.
BESPAAR TIJD EN GELD SAMEN MET EVENT ACCESS
Het aanmeld- en ontvangstproces van een event kan veel tijd en dus ook geld kosten. Denk bijvoorbeeld aan het controleren van de toegangsbewijzen. Je gasten staan te poppelen om het event te mogen betreden, maar moeten nog even geduld hebben tot hun toegangsbewijs gecontroleerd is. Dit kan sneller en makkelijker worden uitgevoerd met behulp van Event Access. Event Access is een tool die kan worden ingezet als uitbereiding van Event Login. Door gebruik te maken van beide tools vereenvoudig je niet alleen het aanmeldproces, maar ook de ontvangst op het event zelf. Van papierverspilling is geen spraken, de tickets hoeven niet vooraf gedrukt te worden want de gast ontvangt bij aanmelding via Event Login direct een persoonlijk E-ticket per mail. Mocht je toch graag gebruik willen maken van naambadges, dan worden deze bij ontvangst geprint.
QEEP UP THE GOOD WORK
Bij het organiseren van een event is interne communicatie minstens zo belangrijk als externe communicatie, daarom hebben wij Qeep Up ontwikkeld. Queep Up is een communicatiemodel welke ondersteuning biedt bij de interne communicatie en het projectmanagement van jouw event. Het model wordt ingezet als tool via het bekende programma Microsoft Teams. Met dit online platform onderhoud je het contact met onze Event Organiser en word je op de hoogte gehouden van alle ontwikkelingen rondom jouw event. Qeep Up dient voor jou en onze Event Organiser als een centraal punt voor informatie en communicatie. Qeep Up is een centrale database, maar ook een overzichtelijke tool voor het uitzetten en bewaken van acties en taken die moeten worden uitgevoerd door de gebruikers. Je maakt op deze manier gebruik van één overzichtelijke werkomgeving voor jouw event waarin alle informatie verzameld wordt. Het scheelt niet alleen veel mailcontact, telefoontjes en tijd, maar geeft ook een prettig overzicht van alle uit te voeren en voltooide taken voor jouw event.
REGISTREER JE LEADS SLIM EN SNEL MET TRACKER
Het waarborgen van informatie die je tijdens je beurs verkrijgt is een hele klus. Hoe zorg je er nou voor dat alle data van je bezoekers en standhouders overzichtelijk en op een juiste manier opgeslagen wordt? Dit kost altijd ontzettend veel tijd, maar met Tracker niet! De tool is speciaal ontwikkeld voor beurzen en wervingsevents. In een paar simpele stappen zorgt de tool ervoor dat je gemakkelijk gegevens kunt delen, koppelen en opslaan. Tracker beheert de gegevens van je bezoekers en standhouders. Met toestemming van beide partijen kunnen deze snel gedeeld worden. Brochures, contactgegevens of vacatures delen? Dit kan allemaal met Tracker. Simpel, snel en zonder een berg papierwerk.
Maak eens een praatje Luit, Maarten of Desny!
Geen enkel event is hetzelfde en vraagt om bijzondere aandacht. Wij geloven dan ook niet in standaard pakketten. Bij Event Creators organiseren wij een compleet op maat gemaakt evenement voor jouw bedrijf en gasten. We denken stap voor stap mee in de organisatie en uitvoer van jullie zakelijke evenement!
