Veel bedrijven zijn volop bezig met het plannen van hun personeelsfeesten. Het organiseren van een personeelsfeest is niet alleen een geweldige manier om waardering te tonen aan je medewerkers, maar het versterkt ook de teamgeest en het gevoel van verbondenheid binnen de organisatie. Bij het plannen van een personeelsfeest is het belangrijk om rekening te houden met de regels en richtlijnen van de werkkostenregeling. In deze blog bespreken we wat de werkkostenregeling inhoudt en hoe je succesvol personeelsfeesten kunt organiseren binnen deze regeling.
WAT IS DE WERKKOSTENREGELING (WKR)?
De werkkostenregeling (WKR) is een regeling die bepaalt hoe werkgevers onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers kunnen geven. Het omvat ook de regels met betrekking tot personeelsfeesten en de fiscale behandeling ervan. Onder de WKR kunnen werkgevers tot een bepaald percentage van de loonsom, onbelast vergoedingen en verstrekkingen aan hun werknemers geven. Het is belangrijk om te begrijpen hoe deze regeling werkt om ervoor te zorgen dat je personeelsfeest fiscaal voordelig blijft.
De WKR bestaat sinds 2015 en is verplicht voor elke werkgever. De WKR is in het leven geroepen om werkgevers de kans te bieden belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen te doen aan het personeel. Dit kan tot het bedrag van de vrije ruimte. Deze vrije ruimte komt als volgt tot stand: 1,92% tot een loonsom van €400.000 en over het meerdere 1,18%. Personeelsfeesten, kerstborrels, jubileumrecepties en een fiets van de zaak zijn hier voorbeelden van.
HOE DE WKR WERKT
Binnen de WKR moet voor een personeelsfeest een onderscheid gemaakt worden in de locatie van het feest:
- Op de werkplek (daar waar de werkgever de Arbo verantwoordelijkheid heeft)
- Op een externe locatie (daar waar de werkgever géén Arbo verantwoordelijkheid heeft)
Is het feest op de werkplek? Dan worden de kosten beschouwd als loon, maar dat loon wordt vervolgens op nihil gesteld. Denk dan aan bijvoorbeeld de kosten van catering en entertainment. Let op, wordt er tijdens het personeelsfeest door de werknemers een maaltijd genuttigd dan behoort €3,90 (2024) per maaltijd ten laste van de vrije ruimte gebracht te worden.
Is het personeelsfeest op een externe locatie? Ook hier geldt dat er in beginsel sprake is van loon. Helaas kan dit loon dan niet gewaardeerd worden op nihil en is er geen gerichte vrijstelling die gebruikt kan worden. Kortom, het loon (alle kosten incl. BTW) moeten worden aangewezen aan de vrije ruimte van de WKR.
Om een personeelsfeest fiscaal zo aantrekkelijk mogelijk te maken is de locatie dus een belangrijke overweging. Zo gebruik je, als je een personeelsfeest op de werkplek houdt, zo min mogelijk vrije ruimte zodat er meer vrije ruimte overblijft voor andere vergoedingen en verstrekkingen.
WKR & EVENTS
Omdat je niet wilt dat events worden belast bij de werknemer is de WKR van toepassing. Maar moeten de kosten ten laste van de vrije ruimte gebracht worden of juist niet?
Niet in de vrije ruimte:
- Evenementen op eigen werkplek (let op met maaltijden)
- Evenementen met een grotendeels zakelijk karakter
- Onder voorwaarden evenementen georganiseerd vanuit de personeelsvereniging
Binnen de vrije ruimte:
- Evenementen zonder zakelijk karakter op een externe locatie
Het karakter van het evenement dat georganiseerd wordt is belangrijk. Is het karakter van het evenement voornamelijk zakelijk, dan kan een gerichte vrijstelling of nihilwaardering toegepast worden. Is het karakter van het evenement voornamelijk feestelijk, dan dienen de kosten veelal ten laste van de vrije ruimte gebracht worden.
Ieder feest of event is maatwerk maar onze Event Advisors denken graag met je mee!
Vraag het onze Event Adviseurs! Zij ontwikkelen ieder jaar tientallen concepten voor evenementen binnen de WKR regeling en weten precies waar ze op moeten letten om het evenement fiscaal voor jullie zo interessant mogelijk te maken! Ze staan klaar om al je vragen te beantwoorden!
Neem vrijblijvend contact met ons op!
