Een sterk event maakt impact op jouw doelgroep. Met impact bedoelen we dat het iets teweeg brengt, en dan het liefst iets waarmee jouw bedrijf of organisatie haar doelen behaalt! Voor verschillende doelstellingen bieden verschillende soorten events uitkomst, maar een aantal aspecten hebben deze evenementen allemaal gemeen. Deze gemeenschappelijke aspecten vormen de basis voor het succes van jouw evenement. Wat al deze evenementen gemeen hebben en hoe ze bijdragen aan het succes van events lees je in dit artikel!
MAAK IMPACT MET DEZE VIJF STAPPEN
Bij het organiseren van een evenement ga je niet over één dag ijs. Vaak gaat er een langdurige en intensieve voorbereiding aan vooraf. Vaak wordt onderschat hoeveel voorbereiding noodzakelijk is voor een succesvol evenement. Maar nog vaker wordt onderschat hoeveel resultaat er behaald kan worden met evenementen wanneer er in de voorbereiding rekening wordt gehouden met een aantal elementen. De meest voordehand liggende zijn natuurlijk het bepalen van de doelgroep en de doelstellingen, maar daarna houdt de voorbereiding niet op. Voor de beste resultaten is het belangrijk dat er ook een projectgroep wordt samengesteld, dat het traject rondom het event wordt uitgewerkt en dat het evenement zelf invulling krijgt!
STAP 1: DOELSTELLINGEN BEPALEN
Dit is misschien wel één van de meest voordehand liggende stappen, toch wordt de waarde hiervan vaak onderschat. Met events kunnen veel meer doelstellingen behaald worden dan vaak voor mogelijk wordt gehouden. Onderstaand vind je een paar voorbeelden van doelstellingen die je met evenementen kunt behalen:
- Het (grote) aantal openstaande vacatures verlagen;
- Het imago van jouw bedrijf of organisatie (als werkgever) verbeteren;
- Merkbekendheid van een nieuw of bestaand merk verhogen;
- Het zakelijke netwerk vergroten of versterken;
- Gedragsverandering bij klanten of medewerkers realiseren;
- De kennis van medewerkers, klanten of partners verrijken met als doel een gewenste gedragsverandering;
- De merkpositionering veranderen of versterken;
- Een product in de markt zetten of de positionering veranderen.
Er kunnen bovendien meerdere doelstellingen aan één evenement worden verbonden om nog meer resultaat te kunnen boeken. Zo kun je de tijd en energie die in de voorbereiding is gestoken optimaal benutten!
STAP 2: DOELGROEP BEPALEN
Het bepalen van je doelgroep kan lastiger zijn dan je denkt, bovendien is dit afhankelijk van de doelstellingen die je aan je evenement verbindt. Bij het bepalen van de doelgroep is het belangrijk dat er wordt gekeken naar de doelstellingen en welke de hoogste prioriteit hebben.
In sommige gevallen kun je meerdere doelgroepen op hetzelfde moment op het terrein ontvangen, maar soms is het verstandiger om de doelgroepen op aparte momenten op het evenemententerrein te verwelkomen. Dit is weer afhankelijk van de verschillen en overeenkomsten van de doelgroepen.
Wanneer je het zakelijke netwerk van jouw bedrijf wilt uitbreiden of versterken maar ook het aantal openstaande vacatures wilt verlagen kun je beide doelgroepen beter op verschillende tijden ontvangen op het terrein. Wil je de betrokkenheid van jouw medewerkers verhogen door middel van een open dag voor bijvoorbeeld familie en daarnaast ook gepensioneerden bedanken voor hun inzet door de jaren heen? Dan kun je ervoor kiezen om ze tegelijk uit te nodigen. Zo staan ze niet alleen voor familie in de spotlight, maar zien ze ook hun oud-collega's weer terug!
STAP 3: DE PROJECTGROEP SAMENSTELLEN
Op basis van de doelstellingen en de doelgroepen wordt de projectgroep samengesteld. Denk goed na over de personen die je hierbij wilt betrekken. Organiseer je een feest in het kader van een jubileum? Dan kun je bijvoorbeeld gepensioneerden betrekken in de organisatie, zo blijven zij betrokken bij jouw organisatie en kunnen de huidige medewerkers nog meer van hun voorgangers leren. Organiseer je een evenement om medewerkers te werven? Betrek dan niet alleen de HR afdeling intensief bij het event, maar ook medewerkers van de teams die de nieuwe collega's het hardst nodig hebben. Zo zijn er tal van voorbeelden van manieren om jouw bedrijf bij het project te betrekken.
STAP 4: INVULLING GEVEN AAN HET TRAJECT
Om invulling te geven aan het traject is het zaak dat je zoveel mogelijk inzichten en informatie over je doelgroep(en) verzamelt. Op deze manier kun je bepalen welke middelen en kanalen er zowel voor, tijdens als na het event moeten worden ingezet om deze groep zo effectief en efficiënt mogelijk te benaderen. Mede daarom is het ook belangrijk dat je de juiste mensen bij je projectgroep betrekt. Op deze manier krijg je diepgaandere inzichten en is er meer ruimte voor (creatieve) ideeën om het traject aan te laten sluiten bij jouw doelgroep. Denk hierbij ook na of je het evenemententraject koppelt aan een bestaande (marketing)campagne of dat je hiervoor een nieuwe campagne gaat opzetten.
Het traject rondom het event is net zo belangrijk als het event zelf. Het zorgt niet alleen voor een hogere opkomst, maar ook voor de nodige contactmomenten om de doelgroepen in beweging te brengen. Hiervoor zijn vaak minimaal zeven contactmomenten nodig. Om de kanalen, middelen en de contactmomenten effectief in te zetten is het belangrijk dat je alles wat je over deze doelgroep weet meeneemt in een goede strategische planning. Hoe wij daarin ondersteunen lees je hier.
Tot slot is het ook belangrijk dat je het effect van het gehele traject goed kunt meten. Zorg dus ook dat je bij zowel het bepalen van de doelstellingen en de doelgroep als bij het geven van invulling aan het traject rekening houdt met de indicatoren die je wilt meten. Denk bijvoorbeeld aan indicatoren om bijvoorbeeld betrokkenheid en tevredenheid te meten. Maar ook aan indicatoren om bijvoorbeeld de groei van je zakelijke netwerk te meten.
STAP 5: INVULLING VAN HET EVENT
Nu je alles weet over jouw doelgroep en het traject helemaal is bepaald, is het tijd voor het bepalen van de invulling van het evenement. Zorg ervoor dat de invulling aansluit bij het traject zodat een passende en uniforme boodschap wordt overgebracht bij jouw doelgroep. Heb je ervoor gekozen om jouw eventtraject onderdeel te maken van een (nieuwe) (marketing)campagne? Denk er dan ook aan dat dit duidelijk terug te zien moet zijn, voorafgaand aan, tijdens en na het event.
De invulling bestaat uit een aantal belangrijke elementen en hoewel deze per type event kunnen verschillen, zijn er ook een aantal elementen die op nagenoeg elk evenement terugkeren. Denk aan:
- Locatie
- Personeel
- Licht, geluid, decoratie & stroomvoorziening
- Eten en drinken
Daarnaast zijn er nog een aantal elementen die vaak voorbij komen tijdens een evenement. Hierbij kun je denken aan:
- Activiteitenprogramma
- Sprekers
- Artiesten
- Andere vormen van entertainment (bijvoorbeeld door eigen medewerkers)
BONUSTIP: HET TRAJECT NA AFLOOP VAN HET EVENEMENT
Na het event is het nog niet direct afgelopen. Goede nazorg bevordert de effectiviteit van het evenement! Zorg ervoor dat je de doelgroep ook na het evenement nog benadert. Bovendien is dat een goed moment om het effect van het evenement te meten!
Meer weten over het meten van het effect van events en hoe je maximaal effect realiseert? Onze Event Advisors helpen je graag! Neem contact met ze op!
