Privacyverklaring

In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe Event Creators B.V. (hierna: ‘Event Creators B.V.’, ‘Event Creators’, ‘wij’ ‘onze’) met persoonsgegevens omgaat en hoe jij jouw rechten daarover kunt uitoefenen. Wij vinden jouw privacy erg belangrijk en zorgen ervoor dat de persoonsgegevens die jij met ons deelt zorgvuldig worden behandeld. In deze privacyverklaring lichten wij graag toe hoe wij dat doen. Heb je hier vragen over, dan beantwoorden wij deze graag! Je kunt ons bereiken via [email protected]

1. Persoonsgegevens die worden verwerkt

Wij verwerken jouw persoonsgegevens doordat jij gebruik maakt van onze diensten en/of omdat jij deze gegevens zelf aan ons hebt verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die Event Creators (mogelijk) verwerkt, afhankelijk van de dienst die jij afneemt.

Event Creators verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

De door Event Creators verwerkte persoonsgegevens zijn afkomstig van:

Het gaat hierbij om naam en contactgegevens van de klant of de contactpersoon die namens de klant handelt, zoals: adresgegevens (voor onder andere bezoeken, klantrelatie onderhoud en evenementen), mailadres (telefonisch ingevuld of via een formulier op de website), telefoonnummer, IP-adressen en bankgegevens (enkel voor betalingen). Verder gebruikt Event Creators persoonsgegevens die worden ingevuld op de contactpagina van onze website om de verzoeken via deze pagina correct te kunnen behandelen. Daarvoor worden naam, e-mailadres en telefoonnummer gevraagd. Hierna wordt onder het kopje ‘Doorgifte data aan derden’ toegelicht dat wij voor sommige onderdelen ook persoonsgegevens delen met derden, indien dit een betere dienstverlening mogelijk maakt of noodzakelijk is om de dienstverlening te volbrengen.

2. De gevolgen van het niet verstrekken

Wij begrijpen dat jij het niet altijd goed vindt, dat wij jouw persoonsgegevens verwerken. Het niet akkoord zijn met ons cookiebeleid kent geen negatieve gevolgen. Jij kunt vrijuit op onze website rondsurfen. Het invullen van het webformulier is echter een actieve handeling van jou en om hier gepast op te kunnen reageren hebben wij wel jouw gegevens nodig (e-mailadres, NAW-gegevens etc.). Komt er geen opdracht tot stand en wil jij dat jouw persoonsgegevens direct worden verwijderd? Geef dat aan ons door. 

3. Bronnen en soorten persoonsgegevens

Voor alle persoonsgegevens die wij ontvangen vanuit de hierna genoemde informatiebronnen dan wel die afkomstig zijn van derden, hebben wij met alle partijen een verwerkersovereenkomst gesloten. 

Event Creators verzamelt data uit diverse informatiebronnen, zoals sociaal media (Facebook LinkedIn), nieuwssites, blogs en fora. Het gaat steeds om openbare informatie. Dat is dus data die actief online is gedeeld en met een standaard internetzoekmachine kan worden gevonden of door de betreffende websites te bezoeken. Event Creators verzamelt geen afgeschermde informatie en heeft juridisch gezien hiermee een gerechtvaardigde grond voor verwerking van deze data.

Voorbeelden van persoonsgegevens die in de openbare data kunnen voorkomen zijn (profiel)namen, (profiel)foto’s, openbare accountinformatie, locatiegegevens (als die worden gedeeld) en eventuele andere persoonlijke informatie in de inhoud van berichten. Indien jij niet wenst dat deze informatie openbaar is, raadpleeg de instellingen/privacy statement van de websites waar jij jouw informatie op deelt.

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij zij toestemming hebben van ouders of voogd. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo (mogelijk) te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als jij ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over jongeren onder de 16 jaar, neem dan contact met ons op via [email protected], dan zullen wij deze informatie (indien mogelijk) direct verwijderen. 

4. Hoe lang Event Creators persoonsgegevens bewaart?

Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. De bewaartermijn is dus afhankelijk van het doel waarvoor we de gegevens hebben gekregen of verzameld en van eventuele wettelijke plichten om gegevens te bewaren. Wij streven ernaar om de gegevens periodiek na het verstrijken van het doel uit onze data te verwijderen. Het kan echter voorkomen dat wij een persoonsgegeven hebben gemist. Indien dit het geval is kun je contact met ons opnemen via [email protected].

5. Gebruik data

Voor verwerkingen van persoonsgegevens die Event Creators op eigen initiatief verricht, zoals het verwerken van eigen klantdata, geldt Event Creators als de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ in de zin van de privacyregelgeving. Dat betekent kort gezegd dat Event Creators als bedrijf verantwoordelijk is voor de naleving van deze regelgeving. Daarnaast kan Event Creators voor bepaalde verwerkingen van persoonsgegevens ‘verwerker’ zijn in de zin van de privacyregelgeving. Bij die diensten gelden de klanten van Event Creators als verwerkingsverantwoordelijken. Een voorbeeld hiervan is ons eigen aanmeldsysteem voor evenementen: Cclick. Hierbij is het van belang om te weten dat wij deze gegevens – met toestemming van de opdrachtgever/klant – hebben ontvangen. De digitale persoonsgegevens die wij hiervoor nodig hebben worden binnen drie weken ná het evenement verwijderd. Wij verwijderen de data van onze systemen binnen drie maanden ná het evenement. 

6. Doorgifte data aan derden

Wij delen jouw persoonsgegevens met businesspartners en derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Ook in enkele andere gevallen verstrekken wij jouw persoonsgegevens aan derden, maar dit doen wij alleen met jouw nadrukkelijke toestemming hiervoor. Heb je geen toestemming gegeven, maar zijn jouw persoonsgegevens wel via ons bij een derde terecht gekomen, meld dit dan direct via [email protected]. 

Met bedrijven die gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om eenzelfde niveau van beveiliging te garanderen en de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te bewaken. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen. 

7. Bescherming data

Wij nemen de bescherming van jouw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er zijn aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via [email protected]. 

Wij hebben de volgende maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beveiligen:
• Servers en apparaten van onze medewerkers zijn uitgerust met actuele beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall;
• Wij versturen jouw gegevens alleen via beveiligde internetverbindingen (TLS, voorheen SSL). Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje;
• Het is onze medewerkers niet toegestaan om door middel van mobiele apparaten persoonsgegevens te verspreiden. Dit is opgenomen in onze geheimhoudingsverklaring, waarop een boeteclausule rust;
• Persoonsgegevens zijn beschikbaar voor minimaal aantal medewerkers van Event Creators, die de gegevens nodig hebben om de dienstverlening goed te kunnen uitvoeren. Medewerkers van Event Creators die toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn op de hoogte van de nieuwe wet- en regelgeving en het zorgvuldig omgaan met jouw gegevens. Daarnaast is er binnen Event Creators een interne projectgroep actief bezig met de implementatie van de AVG- verordening dan wel het actualiseren van de regelgeving omtrent die verordening;
• DKIM en SPF zijn internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat jij uit onze naam e-mails ontvangt die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.

8. Sollicitaties

We doen er alles aan om jouw privé gegevens ook echt privé te houden. Alleen medewerkers die het nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot jouw persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken. We maken gebruik van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te waarborgen. 

Als je solliciteert of komt werken bij ons willen we je graag leren kennen en hebben we jouw persoonsgegevens nodig voor:
• Het behandelen van je sollicitatie;
• Het voeren van de salarisadministratie;
• Het voeren van de medewerker administratie;
• Het nakomen van wettelijke verplichtingen.

Als je in dienst komt verzamelen wij naast de gegevens genoemd onder één van deze privacyverklaring ook:
• NAW-gegevens van je partner;
• BSN-nummer van jou en jouw partner;
• Naam en geboortedatum van je eventuele kinderen;
• Gegevens over jouw functioneren.

Wij verkopen of verhandelen jouw gegevens niet aan derden. Het kan echter zijn dat wij wettelijk worden verplicht bepaalde gegevens van sollicitanten of medewerkers te delen met derden, je moet dan bijvoorbeeld denken aan bevoegde opsporingsinstanties.

Je kunt direct op onze vacatures reageren via onze site. Ook kun je met ons bellen of mailen of contact zoeken via Social Media. Daarvan maken we notities om te zorgen dat je je verhaal niet twee keer hoeft te vertellen. Wil je deze gegevens inzien? Dat kan eenvoudig door een mail te sturen naar [email protected]. Je sollicitatiegegevens worden tot 4 weken na het invullen van de betreffende vacature bewaard. 

Als je niet direct onze collega wordt betekent dat niet dat je dat in de nabije toekomst ook niet kunt zijn. We vragen dus je toestemming je gegevens te bewaren zodat we later nog eens contact met je op kunnen nemen. Natuurlijk vernietigen we je gegevens als we ze niet meer voor dit doel nodig hebben en je mag ons ook vragen deze te wijzigen of te verwijderen via hetzelfde mailadres. Dit laatste geldt niet als wij verplicht zijn deze gegevens te bewaren bijvoorbeeld voor de Belastingdienst. 

Tenslotte willen we je erop wijzen dat wij wijzigingen kunnen aanbrengen in deze privacyverklaring. Wij adviseren je daarom om deze regelmatig te bekijken, zo blijf je op de hoogte van eventuele wijzigingen. 

9. Cookiebeleid 

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies accepteren leidt tot een optimaal gebruik van onze website. De keuze is echter aan jou. 

9.1. WAT ZIJN COOKIES? 
Cookies zijn kleine stukjes (tekst)informatie die bij het bezoek van de website worden meegestuurd aan jouw browser en vervolgens op de harde schijf of in het geheugen van de randapparatuur worden opgeslagen. De browser kan deze informatie bij een volgend bezoek aan de website terugsturen. De cookies die via deze website worden geplaatst kunnen jouw randapparatuur of de bestanden die daarop opgeslagen staan niet beschadigen. Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je al geïnformeerd over deze cookies en hebben we jou om toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je ook afmelden voor cookies van alle websites door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat (Chrome, Internet Explorer, Firefox en Safari). Daarnaast kun je alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van jouw browser verwijderen. Als je deze cookies in jouw browser uitzet dan kun je niet meer van alle functionaliteiten van Event Creators gebruik maken en embedden content kan niet meer getoond worden. Het kan daardoor gebeuren dat de beleving van de site tegenvalt.

Hieronder vind je een overzicht van alle cookies die op onze website worden gebruikt: 

9.2. COOKIES VAN EVENT CREATORS
Deze paragraaf heeft betrekking op de cookies die wij zelf plaatsen en uitlezen. Bij het plaatsen en uitlezen van deze zogenaamde first party cookies zijn geen derde partijen betrokken. Wij plaatsen in de eerste plaats zelf functionele cookies. Deze cookies zijn noodzakelijk om de door jouw verzochte dienst te kunnen leveren. Zo zorgen functionele cookies ervoor dat jij na het inloggen op de website niet op elke pagina opnieuw hoeft in te loggen en onthouden deze functionele cookies de producten die jij in onder andere jouw favorieten plaatst en de op de website ingevulde formulieren.

Naast functionele cookies plaatsten wij ook cookies die slechts een beperkte tijd op jouw randapparatuur worden opgeslagen. Zodra jij de webbrowser sluit, worden deze cookies automatisch verwijderd. Deze zogenaamde sessie cookies worden gebruikt om jouw surfgedrag op de website tijdens een bepaald bezoek in kaart te brengen. Wij kunnen dan met behulp van deze gegevens de website aanpassen aan de behoeftes van onze bezoekers. 

Daarnaast plaatsen wij cookies die voor een langere periode op jouw randapparatuur blijven staan. Aan de hand van deze zogenaamde permanente cookies wordt jouw randapparatuur bij een volgend bezoek aan de website herkend. Deze cookies bieden ons de mogelijkheid om jou de website te tonen die specifiek aan jouw voorkeuren is aangepast. Doordat de voorkeuren reeds zijn ingesteld, bespaart dat jou bij een nieuw bezoek aan de websitetijd en is het gebruik daarvan aangenamer. 

Tot slot gebruiken wij ook permanente cookies om jouw surfgedrag te volgen. Met behulp van deze zogenaamde tracking cookies registreren wij jouw surfgedrag op de website om op basis daarvan specifiek op jouw gerichte aanbiedingen te kunnen doen. Ook is het mogelijk dat door middel van tracking cookies wordt bijgehouden welke andere websites van Event Creators jij naast deze website bezoekt. Wij kunnen deze informatie gebruiken om specifiek op jouw toegespitste advertenties te tonen. 

9.2.1. UITLEZEN INFORMATIE ZONDER COOKIES
Naast het plaatsen van cookies, lezen wij ook informatie uit jouw browser en randapparatuur af, zonder dat een cookie is geplaatst. Op deze wijze verzamelen wij (technische) eigenschappen van jouw randapparatuur en de door jou gebruikte software, zoals het type besturingssysteem, de browserinstellingen, geïnstalleerde plug-ins, tijdzone en beeldschermgrootte. Wij gebruiken deze informatie om jouw surfgedrag te kunnen volgen.

9.3. COOKIES VAN DERDE PARTIJEN
Buiten de cookies die wij zelf plaatsen, worden er via de website ook cookies van derde partijen geplaatst op jouw randapparatuur. Dit zijn de zogenaamde third party cookies. Wij hebben geen controle of zeggenschap over het gebruik van deze cookies en/of het gebruik dat de derde partijen maken van de door middel van de cookies verzamelde informatie. Wij bieden alleen het platform dat het plaatsen van deze third party cookies mogelijk maakt. Graag wijzen wij jou erop dat op het gebruik van de verzamelde gegevens nadere voorwaarden van de derde partijen van toepassing (kunnen) zijn. Hieronder wordt aangegeven welke soorten third party cookies via de website worden geplaatst. 

9.3.1. GOOGLE ANALYTICS
Voor het verzamelen van website-statistieken en het meten van de Adorps-campagnes, maken wij gebruik van Google Analytics. Google Analytics plaatst een permanent cookie op jouw randapparatuur aan de hand waarvan jouw gebruik van de website wordt geregistreerd. Deze gegevens worden vervolgens door Google geanalyseerd en de resultaten hiervan worden aan ons verstrekt. Wij verkrijgen op deze manier inzicht in de wijze waarop de website wordt gebruikt en aan de hand daarvan kunnen aanpassingen op onze website of dienstverlening worden doorgevoerd.

Google kan deze informatie aan derden verstrekken indien zij daartoe wettelijk gehouden is en/of indien derden de informatie namens Google verwerken. De informatie die Google verzameld wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Jouw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Meer informatie over deze cookies en hun geldigheidsduur vind je hier: https://developers.google.com/analytics/devguides/collection/gajs/cookie-usage. 

Als je meer wilt weten over het privacy beleid van Google Analytics, klik hier: https:// support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=nl. 

9.3.2. SOCIAL PLUG-INS
Via onze website wordt toegang geboden tot verschillende sociale media, waaronder begrepen maar niet beperkt tot Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube en Google+. Met behulp van deze zogenaamde social plug-ins kan jij informatie op de website met anderen delen dan wel deze informatie aanbevelen. Via de social plug-ins worden door derde partijen cookies op jouw randapparatuur geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. Lees daarom de privacyverklaring van Facebook respectievelijk van Twitter (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te lezen wat zij met jouw (persoons)gegevens doen (die zij via deze cookies verwerken).

De informatie die zij verzamelen wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. De informatie wordt overgebracht naar en door Twitter, Facebook, YouTube, Google + en LinkedIn opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. LinkedIn, Twitter, Facebook, YouTube en Google + stellen zich te houden aan de Privacy Shield principes en zijn aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens. 

9.3.3. HOTJAR 
We gebruiken Hotjar om vast te stellen welke onderdelen op onze webpagina’s de meeste aandacht krijgen. Hotjar maakt hiervoor gebruik van cookies. Meer informatie over deze cookies en de geldigheidsduur daarvan vind je hier: https://www.hotjar.com/legal/ policies/cookie-information. Als jij niet wilt dat Hotjar deze gegevens verzamelt kan je dat hier uitzetten: https:// www.hotjar.com/legal/compliance/opt-out. 

10. Verwijderen cookies

De toestemming die jij hebt gegeven aan ons voor het plaatsen en uitlezen van first en third party cookies, kan je te allen tijde intrekken door jouw browser zo in te stellen dat deze geen cookies accepteert en/of door via bovenstaande optie te kiezen voor cookies Weigeren. 

11. Fotografie op events

Wanneer jij aanwezig bent op een event van Event Creators bestaat de mogelijkheid dat je gefotografeerd wordt. Wij zijn niet verplicht om hiervoor aan jou toestemming te vragen, omdat het niet ons doel is om de foto’s te gebruiken voor de identificatie van jou. De foto’s worden gemaakt ter promotie van ons, maar ook ter promotie van de opdrachtgever, en zijn enkel bedoelt als sfeerimpressie. Uit de overeenkomst die wij sluiten met de opdrachtgever volgt dat wij ná het evenement een fotoboek beschikbaar stellen, die met een unieke code kan worden ingezien. Voor alle aspecten voortvloeiende uit de overeenkomst met de opdrachtgever, is de expliciete toestemming van de opdrachtgever gevraagd (en verkregen). Daarnaast zien wij in het kader van de AVG-verordening het als een gerechtvaardigd belang om de gemaakte foto’s te gebruiken op onze Social Media kanalen. Sta jij op een foto en zou jij graag zien dat die foto wordt verwijdert, stuur dan een mail met jouw verzoek naar [email protected]. Wij zullen jouw verzoek binnen vier weken na ontvangst verwerken.

12. Vragen en rechten

Jij hebt het recht om bij Event Creators een verzoek in te dienen voor inzage in welke persoonsgegevens er van jou door Event Creators worden verwerkt. Wanneer jij van mening bent dat die persoonsgegevens niet of niet langer volledig zijn, kun jij bezwaar maken tegen de persoonsgegevensverwerking, een verzoek indienen om jouw persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren, te rectificeren of te verwijderen, dan wel een verzoek indienen om de persoonsgegevensverwerking te beperken. Daarnaast hebt jij het recht om jouw persoonsgegevens over te (laten) dragen aan een derde. Event Creators zal dergelijke verzoeken zo snel mogelijk inwilligen of jou gemotiveerd toelichten waarom jouw verzoek (nog) niet kan worden uitgevoerd. Het kan zijn dat Event Creators aanvullende informatie nodig heeft om jouw verzoek te verwerken. Bijvoorbeeld in het geval van een verzoek tot inzage of verwijdering zal Event Creators zeker willen weten dat jij diegene bent over wie de betreffende persoonsgegevens gaan. Jij mag jouw verzoek zenden aan Event Creators B.V., waarvan de contactgegevens hieronder te vinden zijn. 

Tevens bestaat er de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is daarover meer informatie te vinden. 

Contactgegevens Event Creators
Event Creators B.V.
Gunnerstraat 39
7595 KD Weerselo
+31 (0) 85 105 3333
[email protected]

Laatst aangepast: 09-08-2018
Event Creators B.V. kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Een aangepaste privacyverklaring is van toepassing vanaf de datum zoals hier vermeld.