Algemene voorwaarden

Artikel 1 – Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1.1 Opdrachtnemer: De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid met als handelsnaam Event Creators B.V., kantoorhoudende aan Gunnerstraat 39 te Weerselo, bij de Kvk ingeschreven onder nummer 08131535, die zich jegens Opdrachtgever heeft verbonden tot organisatie van of uitvoering van een Evenement, dan wel die zich – in het offertestadium – bereid is zich daartoe te verbinden.

1.2 Opdrachtgever: Iedere natuurlijke of rechtspersoon met wie Opdrachtnemer een Overeenkomst heeft gesloten of beoogt te sluiten (offertestadium).

1.3 Partijen: Opdrachtnemer en Opdrachtgever gezamenlijk.

1.4 Overeenkomst: Een door Opdrachtgever getekende offerte van Opdrachtnemer inclusief hierna eventuele door partijen schriftelijk voor akkoord verklaarde (aanvullende) aanbiedingen en afspraken.

1.5 Evenement: De bijeenkomst of ander evenement.

1.6 Locatiekosten: Huur voor de in de Overeenkomst nader gespecificeerde ruimte(n) en de daarbij behorende basisfaciliteiten welke onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden.

1.7 Schriftelijk: Communicatie per brief, e-mail of digitaal, mits de identiteit van de afzender en de integriteit van de inhoud voldoende vaststaat.

1.8 Uitvoerdatum: De (eerste) dag waarop het Evenement volgens de Overeenkomst aan Opdrachtgever ter beschikking zal worden gesteld.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, Overeenkomsten en samenwerkingen die worden aangegaan tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever.

2.2 Algemene voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen door Opdrachtnemer en zijn niet van toepassing. Afwijkende en/of aanvullende bedingen van Opdrachtgever zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk, schriftelijk en voorafgaand aan het tekenen van de Overeenkomst overeengekomen zijn.

2.3 Opdrachtnemer is gerechtigd de algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen. Opdrachtnemer zal wijzigingen in de algemene voorwaarden schriftelijk mededelen aan Opdrachtgever.

2.4 Op deze overeenkomst zijn de Uniforme Voorwaarden Horeca van toepassing.

2.5 Vernietiging, nietigheid of anderszins het niet afdwingbaar zijn van een of meer van de bepalingen uit deze algemene voorwaarden of de Overeenkomst laat de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. In een voorkomend geval zijn partijen verplicht om in onderling overleg een vervangende regeling te treffen die in de plaats komt van de aangetaste bepaling. Daarbij wordt zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht genomen.

2.6 In geval van eventuele geschillen is bij uitsluiting bevoegd de rechtbank te Almelo. 

Artikel 3 – Offertes

3.1 Alle door of namens Opdrachtnemer gedane offertes zijn eenentwintig dagen geldig vanaf de schriftelijk aangeboden datum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen of Opdrachtgever de offerte binnen die termijn schriftelijk afwijst. Indien Opdrachtgever binnen eenentwintig dagen geen schriftelijk akkoord heeft gegeven op de offerte, wordt deze geacht te zijn vervallen zonder dat daartoe een mededeling van Opdrachtnemer is vereist.

3.2 Alle door Opdrachtnemer verstrekte offertes en eventuele aanvullende aanbiedingen zijn vrijblijvend, dus onder nadrukkelijk voorbehoud dat er pas een Overeenkomst tot stand komt als Opdrachtgever de offerte schriftelijk aanvaard binnen de geldende termijn. Opdrachtnemer is enkel gebonden als in haar schriftelijke offerte ten minste staat vermeld:

• welke ruimte(n) en bijbehorende basisfaciliteiten gedurende welke periode tegen welke prijs gehuurd zijn;
• ten behoeve van welk Evenement de ruimte(n) gehuurd zijn;
• het minimaal aantal gasten dat verwacht wordt aanwezig te zullen zijn tijdens het Evenement.

3.3 Opdrachtgever kan geen rechten ontlenen aan een offerte of aanvullende aanbieding van Opdrachtnemer die een kennelijke fout of vergissing bevat, of die is gebaseerd op door Opdrachtgever verstrekte onjuiste of onvolledige gegevens.

3.4 Het risico van onduidelijkheden door mondeling of telefonisch gegeven opdrachten en gedane mededelingen berust bij Opdrachtgever.

Artikel 4 – Gastenaantal

4.1 In het kostenoverzicht van de Overeenkomst is een minimaal aantal gasten vastgelegd. Met het tekenen van de Overeenkomst gaat Opdrachtgever derhalve akkoord met een minimaal aantal gasten op de uitvoerdatum van het Evenement.

4.2 Opdrachtgever is verplicht Opdrachtnemer zo snel mogelijk schriftelijk te informeren zodra wijzigingen of aanvullingen in het gastenaantal ontstaan die afwijken van de Overeenkomst. Indien er wijzigingen of aanvullingen in het gastenaantal plaatsvinden, heeft dit gevolgen voor de prijsberekening in de Overeenkomst.

4.3 Opdrachtgever dient uiterlijk één week voor de uitvoerdatum van het Evenement het definitieve aantal gasten aan Opdrachtnemer door te geven. Indien deze termijn door Opdrachtgever wordt overschreden, wordt het aantal gasten genoemd in het kostenoverzicht van de Overeenkomst als definitief aantal gasten vastgelegd.

4.4 Indien tijdens het Evenement blijkt dat het daadwerkelijk aantal gasten naar beneden afwijkt, zal te allen tijde het vooraf schriftelijk bevestigde aantal gasten in rekening worden gebracht bij Opdrachtgever. Bij verschijning van meer gasten op de dag van uitvoering van het Evenement, worden de daarmee samenhangende kosten in rekening gebracht. Het door Opdrachtnemer vastgestelde aantal aanwezige gasten op het Evenement is daarbij bindend. Opdrachtnemer behoudt zich het recht voor om een afwijking van het aantal gasten naar boven te weigeren, met het oog op de maximale capaciteit, veiligheidseisen en ter waarborging van de kwaliteit van het Evenement.

Artikel 5 – Verplaatsingen en annuleringen op verzoek van Opdrachtgever

5.1 Een verzoek van Opdrachtgever tot annulering of verplaatsing van de uitvoering van de Overeenkomst dient schriftelijk te geschieden onder vermelding van de naam van de Opdrachtgever, het betreffende Evenement en de uitvoerdatum.

5.2 Een annulering of verplaatsing wordt pas definitief, wanneer het verzoek tot annulering of verplaatsing schriftelijk is bevestigd door Opdrachtnemer.

5.3 Als datum van annulering of verplaatsing geldt de eerste datum waarop het schriftelijke verzoek van Opdrachtgever tot annulering of verplaatsing door Opdrachtnemer is ontvangen.

5.4 Bij uitstel, annulering of gedeeltelijke annulering bent je gehouden aan het vergoeden van alle, door Event Creators B.V., aantoonbaar gemaakte kosten, evenals een volgend percentage van het bovengenoemd minimum aantal: langer dan 8 weken voor uitvoeringsdatum 40%, 2 - 8 weken 60%, 0 - 2 weken 100%

Artikel 6 – Verplichtingen en verantwoordelijkheden van Opdrachtgever

6.1 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van haar bezoekers, gasten, personeel en door haar ingeschakelde derden tijdens de opdracht (waaronder doch niet beperkt tot het Evenement).

6.2 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de afdracht van de vergoedingen wegens het gebruik van (intellectuele eigendoms-) rechten van derden (waaronder doch niet beperkt tot Buma/Stemrarechten).

6.3 Opdrachtgever is verplicht optredende schade aan het Gehuurde en eventuele door Opdrachtnemer voor het Evenement beschikbaar gestelde goederen en materialen te melden en te vergoeden. Opdrachtnemer heeft het recht door haar geconstateerde schade aan en in het Gehuurde evenals de aanwezige inventaris te laten herstellen op kosten van Opdrachtgever, voor zover de schade is ontstaan ten tijde van het gebruik van de desbetreffende ruimte(n) door Opdrachtgever dan wel daarmee rechtstreeks verband houdt.

Artikel 7 – Prijzen

7.1 Alle prijzen zijn exclusief B.T.W., tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Ook alle overige heffingen, welke van overheidswege worden opgelegd, komen voor rekening van Opdrachtgever. Opdrachtnemer zal deze zoveel mogelijk vooraf bekend maken. Indien de kostprijs van Opdrachtnemer wordt verhoogd als gevolg van tussentijdse tariefwijzigingen van omzetbelasting, premies sociale verzekeringen, loonbelasting of andere overheidsheffingen, dan wel als gevolg van prijswijzigingen van derden, is Opdrachtnemer gerechtigd deze wijzigingen door te belasten aan Opdrachtgever.

7.2 Eventuele onvoorziene kosten of extra overeengekomen producten en diensten komen voor rekening van Opdrachtgever. Opdrachtnemer zal deze kosten zoveel mogelijk vooraf bekend maken, doch Opdrachtgever zal zich in elk geval conformeren aan de opgave van Opdrachtnemer achteraf.

7.3 Event Creators B.V. houdt zich het recht voor om bij afwijkende wensen m.b.t. het programma of menu een prijstoeslag te hanteren. 

Artikel 8 – Betalingen

8.1 Betaling van de bijbehorende prijs van het Evenement dient binnen 14 dagen na het versturen van de factuur te geschieden. 

8.2 Indien betaling binnen de genoemde termijn niet heeft plaatsgevonden, is vanaf de vervaldatum een rente verschuldigd van 1,5% per maand over de hoofdsom en/of het openstaande bedrag. Voorts is Event Creators gerechtigd 15% ten titel van buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen, te vermeerderen met BTW. Alle overige door Event Creators voldane kosten komen eveneens ten laste van de opdrachtgever, waaronder door Event Creators gemaakte proceskosten en kosten van rechtskundige bijstand, indien de opdrachtgever als verliezende partij in de procedurekosten is veroordeeld.

8.3 Indien wij extra facturen van leveranciers rechtstreeks in onze facturatie opnemen, zijn wij, ter dekking van rente en risico, genoodzaakt handlingskosten in rekening te brengen van € 12,50 per inkoopopdracht + 1% opslag van het orderbedrag. 

Artikel 9 -  Bepalingen omtrent COVID-19

9.1 Zolang maatregelen vanuit de overheid vanwege COVID-19 van toepassing zijn zal Event Creators al het mogelijke in het werk stellen om het event binnen de richtlijnen van het RIVM te laten plaatsvinden. Toch blijft opdrachtgever eindverantwoordelijk voor het naleven van haar gasten van deze RIVM richtlijnen. Event Creators kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor COVID-19 gevolgen opgelopen tijdens het evenement.

9.2 Opdrachtnemer communiceert vooraf over de maatregelen, waarin alle gezondheidsregels worden besproken. 

9.3 Eventuele boetes voortkomend uit het niet naleven van RIVM richtlijnen zullen voor rekening van de opdrachtgever zijn, tenzij dit aan opzet of grove schuld van Opdrachtnemer te wijten valt. 

9.4 In het geval dat het arrangement geen doorgang kan vinden als gevolg van COVID-19, biedt opdrachtnemer de volgende mogelijkheden aan:

• Verplaatsen van het afgesproken arrangement naar een nader te bepalen datum binnen 1 jaar na de oorspronkelijke uitvoerdatum. Afhankelijk van de voorwaarden van betrokken leveranciers kan sprake zijn van een aanbetaling en verplaatsingskosten. 
• Annulering van het arrangement tegen de op dat moment werkelijk gemaakte kosten, met een minimum van 25% annuleringskosten.

9.5 Mocht opdrachtgever het arrangement willen annuleren terwijl deze, volgens de richtlijnen, wel zou kunnen doorgaan, dan zullen de gebruikelijke annuleringsvoorwaarden gelden. Zie hiervoor artikel 5 van onze algemene voorwaarden. 

Artikel 10 -  Algemene Verordening Gegevensbescherming

10.1 Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) dient Event Creators B.V. jullie akkoord te ontvangen voor het (mogen) verwerken van persoonsgegevens. Indien gebruikmakend van het online aanmeldsysteem CCLICK zal in het kader van het Evenement welke Event Creators B.V. ten behoeve van jullie uitvoert, zal je op korte termijn een bestand met persoonsgegevens aan ons verstrekken. 

10.2 Het doel van de verwerking is het toegang verschaffen van de genodigden voor het evenement via CCLICK. Hiertoe behoeft Event Creators B.V. de navolgende (bijzondere) persoonsgegevens: NAW-gegevens, e-mailadressen, allergie en dieetwensen. 

10.3 De privacy van de genodigden is belangrijk voor Event Creators B.V. en omwille hiervan zal binnen drie maanden ná het evenement de data uit ons systeem worden verwijderd. De verantwoordelijkheid voor het verstrekken van de persoonsgegevens ligt echter bij jullie. 

10.4 Bij akkoord gaan vrijwaren jullie Event Creators B.V. voor alle aansprakelijkheden van genodigden op het aanschrijven van genodigden c.q. het in het bezit hebben van persoonsgegevens van genodigden. Bij ondertekening van deze offerte geef je eveneens toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens door Event Creators B.V. 

10.5 Event Creators behoudt zich het recht voor om foto’s van het evenement te gebruiken voor haar social media kanalen. De foto’s welke Event Creators gebruikt zijn enkel bedoelt als sfeerimpressie. Event Creators is verplicht om personen zoveel mogelijk onherkenbaar in beeld te brengen en zal op eerste verzoek van Opdrachtgever bepaalde foto’s met herkenbare personen van haar social media kanalen verwijderen.

Artikel 11 -  Kever verhuurvoorwaarden

11.1 Indien gebruik makend van kever cabrio’s ga je bij ondertekenen van de bevestiging ook akkoord met de kever verhuurvoorwaarden.

Artikel 12 – Evenementenverzekering

12.1 Deze regeling voorziet in het (geheel of gedeeltelijke) uitstellen van het evenement indien door de in artikel 2 omschreven omstandigheden het evenement zich onverhoopt voor doet.

12.2 De regeling kan worden ingeroepen bij het overlijden van;

• een medewerker van de opdrachtgever, zijn of haar gehuwde partner of wettelijke kinderen
• een shareholder, zijn of haar gehuwde partner of wettelijke kinderen
• een eerste graad familielid van een shareholder

12.3 Bij evenementen op onze huislocatie (locatie Buitengoed) geldt een termijn tot 48 uur voor aanvang van het evenement (optie A). Bij evenementen op elke andere locatie geldt een termijn tot 72 uur voor aanvang van het evenement (optie B).

12.4 De kosten voor optie A bedragen 2% van de gehele opdrachtwaarden. Bij optie B is dit 5%.

12.5 Het uitgestelde (gedeelte van het) evenement dient binnen 12 maanden na inroeping van deze regeling te worden gehouden.